Co jest ważne przy tworzeniu systemów informatycznych?

Rodzaje systemów informatycznych dla firm

Na świecie istnieją dziesiątki rozmaitych systemów informatycznych. Umożliwiają one automatyzację oraz ujednolicanie procedur, obniżenie kosztów, optymalizację procesów produkcyjnych, zminimalizowanie ludzkiego błędu, zwiększenie efektywności czy poprawę bezpieczeństwa danych. Niektóre z nich są ściśle tajne, inne stanowią wyłączne know-how przedsiębiorstwa, ale wiele z nich powszechnie stosuje się w tysiącach firm na całym świecie. Z reguły wyróżnia się 4 standardowe rodzaje systemów informatycznych.

System transakcyjny

System przetwarzania transakcji (ang. Transaction Processing System – TPS) gromadzi, przechowuje, modyfikuje i pobiera dane dotyczące transakcji przedsiębiorstwa. Robi to przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Pod pojęciem TPS kryje się wiele różnych oprogramowań. Służą one przede wszystkim do automatyzacji zdarzeń i operacji finansowych. Rozbudowane aplikacje umożliwiają także kompleksowe zarządzanie oraz pełną ewidencję działalności gospodarczej. Programy te istotnie wspomagają działy księgowe i rachunkowe.

System informacyjny zarządzania

System informacyjny zarządzania (ang. Management Information System – MIS) ma za zadanie wspieranie organizacji w osiąganiu zamierzonych celów. Dostarcza kadrze zarządczej na różnych szczeblach i w różnych działach bieżący dostęp do narzędzi, które zbierają informacje z rozmaitych źródeł, agregują je i prezentują w zrozumiały sposób. W tej kategorii wyróżnia się m.in. systemy CRM (zarządzanie sprzedażą), ERP (elektroniczne zarządzanie firmą) czy Facility Management (zarządzanie nieruchomościami).

System wsparcia kierownictwa

System wspomagania decyzyjnego (ang. Decision Support System – DSS) służy najwyższej kadrze kierowniczej firmy. Jego zadaniem jest wsparcie pracowników w rozwiązywaniu specyficznych, unikalnych i trudnych sytuacji decyzyjnych. Pomaga liderom znajdować odpowiedzi na nietypowe pytania. Oprogramowania tego typu rozpoznają dany problem i właściwie go klasyfikują. Tworzą model informacyjny opisujący rzeczywistość. Generują różne warianty rozwiązania i wspierają użytkowników również wyborze najlepszego z nich.

System zarządzania wiedzą

System zarządzania wiedzą (Knowledge Management System – KMS) składa się z narzędzi, które umożliwiają pracownikom dostęp do tzw. wiedzy jawnej i ukrytej firmy oraz jej analizę. Dzięki tym informacjom kadra może szybko i mądrze reagować w przypadkach różnych pozytywnych i negatywnych zdarzeń. W ten sposób możliwe jest podniesienie sprawności i efektywności pracowników, a co za tym idzie – zwiększanie przewagi konkurencyjnej.

Stwórz dobry system informatyczny – krok po kroku

Każda firma chce powiększyć listę swoich lojalnych klientów, a tym samym zwiększyć zyski i przeznaczyć większy budżet na inwestycje i rozwój. Wdrożenie dobrych systemów informatycznych do biznesu to jeden z najważniejszych aspektów, umożliwiający osiągnięcie tych celów. Stworzenie dobrego systemu informatycznego wymaga jednak czasu, skrupulatności, szczegółowej analizy i indywidualnego podejścia. https://flowdog.io/ do kreacji oprogramowań dla swoich klientów podchodzi zgodnie z dobrymi praktykami, szanując najwyższe standardy pracy. W procesie budowania sieci bardzo ważna jest realizacja wszystkich 5 etapów, podczas których zawsze trzeba mieć na uwadze specyfikę danej firmy.

1. Dokładna strategia

Wiele istniejących już na rynku firm zaczęło swą działalność, zanim dostawcy systemów informatycznych dbali o egzekwowanie dobrych praktyk tworzenia modułów. Wobec tego w ich organizacji obecnie panuje tzw. misz-masz. Przez lata implementowano sieci, które dziś nie są zintegrowane – okazują się trudne do modyfikacji i nieintuicyjne. Działania wielu osób mogłyby przebiegać znacznie szybciej i efektywniej. Jednak rozległość zmian, wstrzymanie prac i stworzenie wszystkiego od nowa często w ogóle nie wchodzi w grę.

Na wygranej pozycji są stosunkowo nowe firmy oraz nowe działy powstające w starszych przedsiębiorstwach. W tych przypadkach działy IT oraz usługodawcy mogą stworzyć jasną wizję architektury systemu z różnymi zintegrowanymi funkcjami. Zamiast używać kilku różnych oprogramowań pozbawionych możliwości integracji, mogą skorzystać z jednego, kompleksowego narzędzia. Nowoczesne moduły umożliwiają uporządkowanie procesów biznesowych, fakturowanie, tworzenie automatycznych ofert, planowanie projektów, przydzielanie zadań, obsługę produkcji i magazynów.

Podchodząc do tworzenia strategii, warto określić z wykonawcą takie kwestie jak:

• typ aplikacji – B2B, B2C czy enterprise
• technologia – elastyczna i adekwatna do możliwości wewnętrznego działu IT
• wersja – na smartfon, komputer czy tablet
• wymagania – oczekiwania wobec funkcjonalności systemu
• potrzeba integracji z innymi, konkretnymi systemami
• budżet i termin realizacji.

2. Szczegółowa analiza

Szczegółowa analiza biznesu i oczekiwań klienta jest niezbędna do tego, by prawidłowo dopasować system do strategii. Na tym etapie należy rozpoznać główne czynniki napędzające biznes oraz określić jego podstawowe wartości i cele. Równie istotne jest spostrzeżenie perspektyw firmy oraz jej możliwości rozwoju, a także zrozumienie klientów i pracowników organizacji.

3. Dedykowane projektowanie

Dedykowane projektowanie to must have nowoczesnych systemów informatycznych tworzonych dla współczesnych firm. Żeby wykonać je dobrze, należy dokładnie zrozumieć główne obszary funkcjonowania biznesu oraz jego kluczowe procesy biznesowe.

– Tworząc produkty i usługi we FlowDog, nie ograniczamy się do kreowania i sprzedaży gotowych rozwiązań. Cały nasz zespół ma poczucie, jak bardzo istotną kwestią jest skupienie się na użytkownikach. Nie sztuką jest stworzyć i sprzedawać gotowe moduły, które definiuje konkretna kategoria. Diabeł tkwi w szczegółach, jakimi są zachowania i potrzeby użytkowników. Aplikacje i systemy często są atrakcyjne wizualnie, „idealne” pod kątem struktury technologicznej. Jednak brakuje im najważniejszego – architektury zorientowanej na potrzeby użytkowników, projektowanej z uważnością na kwestie doświadczeń użytkownika (UX/UI) – Katarzyna Wiktorowicz, Head of Marketing FlowDog.

4. Testowanie i wdrożenie

Zbudowany system należy wdrożyć i w pełni z niego korzystać. Zanim jednak do tego dojdzie – czas na fazę testów. Na tym etapie niemal zawsze pojawiają się elementy, które wymagają poprawy. Należy krytycznie spojrzeć na strukturę modułu i zidentyfikować krytyczne obszary. Zdarza się, że dane są duplikowane lub niespójne, pojawia się problem z brakiem danych, działanie systemu jest mało wydajne, wciąż wiele procesów trzeba wykonać manualnie. W celu wyeliminowania tych, i wielu innych, dylematów należy zadać sobie szereg pytań, a wśród nich: Czy da się zrobić to lepiej i jak to zrobić?

5. Monitoring i konserwacja

Systemy informatyczne powinny być systematycznie monitorowane i konserwowane. Po wdrożeniu, gdy zaczną z nich korzystać liczni użytkownicy, mogą ujawniać się małe błędy, których nie wychwycono podczas fazy testów. Monitoring umożliwia również przewidywanie zagrożeń ze strony czynników zewnętrznych. Nadzór i konserwacja to z kolei etap niezbędny do tego, by zapewnić systemowi ciągłość działania, płynność, a także nieustanne doskonalenie oprogramowania.