Wysokiej klasy systemy do zarządzania dokumentami (z ang. DMS – Document Management System) są bardzo przydatnymi rozwiązaniami, który może znacząco podnieść wydajność i efektywność pracy firmy z dokumentacją. Ogromna popularność tego typu oprogramowania sprawia, że na rynku dostępnych jest wiele narządzi służących do elektronicznego i zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją. Na co warto zwrócić uwagę wybierając system do zarządzania dokumentami i jakie cechy powinno posiadać dobre rozwiązanie tego typu?
System do zarządzania dokumentami i jego rola w firmie
Klasyczne metody zarządzania dokumentacją sprzed ery cyfrowej nie są pozbawione istotnych wad. Z ręczną obsługą i papierową formą dokumentacji firmowej wiąże się zwykle większe ryzyko oraz koszty. Każdy ręcznie obsługiwany dokument jest bowiem narażony na zniknięcie, przypadkowe wyrzucenie lub zniszczenie, co może spowodować wiele nieprzyjemnych konsekwencji dla firmy, zarówno tych wizerunkowych, jak i finansowych. Ryzyko to pozwalają znacząco zminimalizować systemy do zarządzania dokumentami, którego zadaniem jest digitalizacja, zebranie, sklasyfikowanie, uporządkowanie i przeprocesowanie zgodnie z obowiązującymi procedurami wszystkich dokumentów, które przechowuje i przetwarza firma.
Nowoczesny i spełniający najwyższe standardy system zarządzania dokumentami zapewnia szereg korzyści, dla których warto go wdrożyć. Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić cenne miejsce w firmie i a jeszcze cenniejszy czas pracowników, którzy nie muszą już przeszukiwać stosów dokumentów, setek segregatorów i teczek w formie fizycznej w celu znalezienia potrzebnego im w danej chwili dokumentu czy informacji. Cała dokumentacja jest bowiem dostępna w formie cyfrowej, co wymiernie przyspiesza proces odnalezienia i uzyskania dostępu do konkretnego dokumentu lub danych, jak również podnosi poziom bezpieczeństwa i ogólny komfort pracy. System zarządzania dokumentami pozwala firmie zaoszczędzić czas, pieniądze oraz energię pracowników, którzy mogą skupić się na działaniach ważniejszych niż przeszukiwanie dokumentacji.
Na co zwracać uwagę przy wyborze systemu do zarządzania dokumentami?
Jak widać, system do zarządzania dokumentami jest bardzo praktycznym i przydatnym narzędziem, którego posiadanie powinna rozważyć każda firma na co dzień pracująca z dokumentacją. Nie oznacza to jednak, że każdy dostępny w sprzedaży system będzie idealną odpowiedzią na potrzeby każdego przedsiębiorstwa. Przed jego wyborem warto dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę, zanim zdecydujemy się na wdrożenie konkretnego systemu w codzienną działalność naszej firmy.
Dobry i przyszłościowy system do zarządzania dokumentami powinien być oparty na nowoczesnych technologiach i najlepszych standardach tworzenia rozwiązań IT dla biznesu, oferować bogatą funkcjonalność, elastyczność i oczywiście najwyższe standardy bezpieczeństwa i możliwości kontroli (audytu) przepływu dokumentów w organizacji. Powinien umożliwiać nie tylko szybkie tworzenie, obsługę nowych scenariuszy procesów, ale również sprawne wprowadzanie modyfikacji (z praktycznie natychmiastowym efektem), co pozwoli każdej firmie dostosowywać wdrożone obiegi dokumentów do swoich indywidualnych potrzeb, zgodnie z dynamiką zmian w zakresie oczekiwań i wymagań biznesu czy zewnętrznych regulacji. Wybierając system do zarządzania dokumentami do swojej firmy, warto więc dokładnie sprawdzić, jak szybko jest on w stanie w praktyce reagować na tak podstawowe i częste zmiany w organizacjach, jak chociażby modyfikacja dostępów lub nadawanie nowych, aktualizowanie lub archiwizowanie instancji obiegu dokumentów, czy zastępstwa na czas nieobecności.
Rozwiązania pudełkowe czy kodowane od zera (szyte na miarę) przez programistów mogą być w praktyce obarczone długiem technologicznym i być zbyt trudne, kosztowne w modyfikacjach, aby nadążyć za tempem zmieniających się realiów funkcjonowania systemu. W tym kontekście warto rozważyć platformy low-code, które z jednej strony zapewniają ogromne możliwości i szybkość w tworzeniu „szytych na miarę”, w pełni funkcjonalnych rozwiązań, a z drugiej – nie uzależniają nas od konkretnych zespołów deweloperskich.
Dobrej jakości system do zarządzania dokumentami powinien być ponadto intuicyjny w obsłudze oraz oferować dostęp do swoich zasobów i formularzy przez ustandaryzowany interfejs webowy, intranetowy lub mobilny. Warto zwrócić uwagę również na kilka innych funkcjonalności, mających bezpośredni i praktyczny wpływ na to, jak wygląda nie tylko budowanie, ale również późniejsze utrzymanie i rozwój wdrożonego systemu. Będą to np.: łatwa skalowalność i integracja z innymi systemami, raportowanie, zamieszczenie załączników i instrukcji dla użytkowników, reużywalność mechanizmów, transport pomiędzy środowiskami (developerskim, testowym i produkcyjnym), autodokumentacja, audyt czy podgląd historii zmian.
Bardziej wymagający użytkownicy z pewnością docenią także dodatkowe funkcje, które przydadzą się podczas wykonywania rutynowych, powtarzanych codziennie czynności. Należą do nich takie gotowe rozwiązania dostępne w systemie, jak np. rozpoznawanie tekstu (OCR), generowanie kodów kreskowych, współpraca z drukarkami, faksami i skanerami czy funkcje umożliwiające zapisywane korespondencji elektronicznej bezpośrednio w programie.
WARTO PRZECZYTAĆ:
Drukarka 3d – filamenty do druku przestrzennego
TPU filament — rewolucyjny materiał dla drukarek 3D
Ranking drukarek laserowych 2022 – tylko najlepsze propozycje!