Plan urlopów – jak należy go wypełnić?

Na co zwrócić uwagę, planując urlopy?

Planowanie urlopów ma dwa istotne aspekty. Pierwszym z nich jest zapewnienie wypoczynku pracownikom, natomiast drugim jest takie rozplanowanie dni wolnych od pracy, aby sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa nie uległo zaburzeniu. W zależności od stażu pracy, każdy pracownik musi zaplanować 16 lub 22 dni urlopu. Pozostałe 4 dni to tzw. urlop na żądanie, który nie jest uwzględniony w harmonogramie. Urlopy powinny być rozpisane w taki sposób, aby jedna część obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeżeli pracownik nie zadeklaruje, w jakim terminie chciałby udać się na dłuższy wypoczynek, pracodawca musi sam wskazać dwutygodniowy okres przerwy od pracy. Plan urlopów powinien być zatwierdzony zarówno przez pracowników, jak i przez pracodawcę.

Szczególne przypadki w planie urlopów

Urlopy planują nie tylko osoby, które mają prawo do 20 lub 26 dni wypoczynku. W harmonogramie należy uwzględnić także młodych pracowników, dla których jest to pierwsza praca w życiu, ponieważ systematycznie nabywają oni prawo do urlopu wraz z każdym przepracowanym miesiącem. Aby ustalić, ile dni wolnego przysługuje nowym pracownikom, należy pomnożyć liczbę przepracowanych miesięcy przez 1/12. Proporcjonalne wyliczenie urlopu trzeba także zastosować w przypadku pracowników zatrudnionych na czas określony. Należy pamiętać także o osobach, które w danym roku powrócą z urlopów bezpłatnych, macierzyńskich i wychowawczych. Mimo iż nie jest to konieczne, to dobrą praktyką jest stosowanie rotacji, czyli takiego udzielania urlopów, aby najpopularniejsze miesiące (czerwiec, lipiec, sierpień) co roku przypadały innym osobom.

Czy wszystkie przedsiębiorstwa muszą tworzyć plan urlopów?

Plan urlopów – kto go ustala i w jakim okresie? Chociaż plan urlopów porządkuje kwestie związane z wypoczynkiem pracowników, to nie wszystkie firmy muszą się nim posługiwać. Z obowiązkowego tworzenia planu urlopów zwolnione są przedsiębiorstwa, w których nie działają organizacje związkowe, lub firmy, które uzyskają zgodę związków zawodowych na to, aby nie obejmować pracowników planem urlopów. W takich przedsiębiorstwach urlopy udzielane są każdorazowo na pisemny wniosek pracownika. Plany urlopów mogą być tworzone na dowolny okres, choć najczęściej uwzględnia się pełny rok kalendarzowy. Jeżeli danej firmie odpowiada inny harmonogram, bez problemu można także stworzyć plan urlopów obejmujący przykładowo kwartał lub półrocze.

Po zaakceptowaniu planu przez pracodawcę należy udostępnić go do wiadomości wszystkim pracownikom. Trzeba pamiętać jednak o tym, iż jest to jedynie projekt, a różne nieprzewidziane sytuacje mogą wymusić konieczność zmiany wcześniej wybranego terminu. W takich sytuacjach pracownik powinien złożyć pisemny wniosek wraz z krótkim uzasadnieniem. Należy liczyć się jednak z tym, że gdy nowy termin będzie kolidował z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, pracodawca może nie zaakceptować wniosku pracownika.