Poznaj możliwości funkcjonalne systemu Comarch ERP Optima

Obecnie z pomocą przychodzą nowoczesne systemy informatyczne takie jak chociażby Comarch ERP Optima. Multifunkcjonalne oprogramowanie, które potrafi brać na siebie ciężar części pracy, która do tej pory, w wielu firmach, wykonywana była ręcznie. Dlatego dziś zatrudnianie nowych pracowników w Twoim przedsiębiorstwie może nie będzie konieczne. Możliwe, że wystarczy wybrać profesjonalny system do zarządzania przedsiębiorstwem taki jak Comarch Optima i uwolnij możliwości swojej firmy! Z tego artykułu dowiesz się w jaki sposób to rozwiązanie może pomóc w Twoim biznesie oraz poznasz szczegółowo możliwości funkcjonalne tego oprogramowania. Znajdziecie tu także opis funkcjonalny aplikacji zintegrowanych z tym systemem w ramach idei ERP 5.0. Zapraszamy do lektury!

Co to jest Comarch ERP Optima?

Comarch ERP Optima to oprogramowanie do zarządzania całością przedsiębiorstwa oraz wszystkimi procesami biznesowymi.

W praktyce wspiera pracę na większości stanowisk w firmie. Począwszy od osób odpowiedzialnych za sprzedaż, fakturowanie jak i magazyn, księgowość aż po kadry oraz płace. Do tego posiada wiele, w pełni zintegrowanych aplikacji, z których mogą korzystać przedstawiciele handlowi, pracownicy terenowi, pracownicy produkcyjni czy właściciele i kadra zarządzająca. O tych aplikacjach napiszemy więcej w dalszej części. Na początku skoncentrujmy się jednak na bazowej funkcjonalności tego systemu.

Opis funkcjonalny systemu Comarch ERP Optima

Poniżej możecie zapoznać się ze szczegółowym opisem funkcji jakie posiadają poszczególne moduły oprogramowania Comarch ERP Optima. Oczywiście jest to opis najważniejszych możliwości funkcjonalnych. Bardziej szczegółowe informacje znajdziesz na stronie internetowej producenta

Moduł Kasa/Bank

Moduł Kasa/Bank umożliwia efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Dzięki niemu możesz:

• Przyjmować dowolne formy płatności, co zwiększa elastyczność w relacjach z kontrahentami.
• Prowadzić nieograniczoną liczbę rachunków bankowych i kas, również w różnych walutach, co jest istotne dla firm działających międzynarodowo.
• Rozliczać dokumenty w wielu walutach, automatycznie generując różnice kursowe.
• Seryjnie rozliczać dokumenty z preliminarza płatności, co oszczędza czas.
• Generować kompensaty, noty odsetkowe oraz ponaglenia zapłaty, co usprawnia proces windykacji.
• Importować i eksportować dane z banku, w tym poprzez webserwis, co ułatwia integrację z systemami bankowymi.

Moduł Kasa/Bank Plus Comarch ERP Optima 

Kasa/Bank Plus rozszerza funkcjonalność o:

• Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, co jest niezbędne dla firm z mobilnymi pracownikami.
• Prowadzenie magazynu walut, umożliwiając precyzyjne zarządzanie środkami w różnych walutach.
• Tworzenie zaawansowanej listy blokad i uprawnień dla użytkowników, co zwiększa bezpieczeństwo danych finansowych.

Bez wątpienia, ten moduł jest nieoceniony dla kompleksowego zarządzania finansami w systemie Optima.

Moduł Faktury w Comarch ERP Optima

Moduł Faktury w programie Optima to narzędzie kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. Pozwala on na:

• Tworzenie rejestru kontrahentów i usług, co ułatwia zarządzanie relacjami biznesowymi.
• Wystawianie różnorodnych faktur sprzedaży i zakupu, w tym pro forma, zaliczkowych i korygujących.
• Realizację transakcji w PLN oraz walutach obcych, co jest istotne dla firm prowadzących handel międzynarodowy.
• Fiskalizację sprzedaży dla osób fizycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Obsługę różnych form płatności: gotówka, przelew, kompensata.
• Tworzenie korekt: wartościowych, ilościowych, danych, VAT, zbiorczych, rabatowych czy kursu walut.

Dodatkowo, moduł ten jest zintegrowany z innymi elementami systemu, co zapewnia spójność danych w całym oprogramowaniu Optima.

Moduł Handel i Handel Plus

Moduł Handel Comarch Optima wspiera sprzedaż oraz zarządzanie magazynem. Oferuje on:

• Dowolne definiowanie wyglądu faktur i dokumentów magazynowych, co pozwala dostosować je do potrzeb firmy.
• Wystawianie wszystkich rodzajów dokumentów magazynowych, takich jak PZ, WZ, MM.
• Prowadzenie nieograniczonej liczby magazynów, co jest przydatne dla firm o rozbudowanej strukturze logistycznej.
• Współpracę z urządzeniami peryferyjnymi: kasami fiskalnymi, drukarkami fiskalnymi, kolektorami danych, terminalami płatniczymi, czytnikami kodów, drukarkami etykiet.
• Kompletację produktów, co ułatwia zarządzanie zestawami i pakietami towarów.
• Realizację pełnej inwentaryzacji, także za pomocą aplikacji mobilnej.
• Definiowanie metody rozliczania magazynu: FIFO, LIFO, AVCO.
• Integrację z e-sklepem oraz aplikacją mobilną dla przedstawicieli handlowych.
• Obrót opakowaniami kaucjonowanymi.
• Tworzenie deklaracji Intrastat.
• Integrację z firmami kurierskimi, umożliwiając szybką wysyłkę towarów.

Moduł Handel Plus

Handel Plus dodaje funkcje takie jak:

• Oznaczanie i wydawanie towarów z różnych partii oraz dostaw, co jest niezbędne dla kontroli jakości i identyfikowalności produktów.
• Wystawianie paragonów oraz faktur sprzedaży/zakupu na towary z różnych magazynów, co zwiększa elastyczność operacyjną.

Obecnie, dzięki tym możliwościom, program Optima staje się potężnym narzędziem dla zarządzania handlem i magazynem.

Moduł Księga Podatkowa Comarch ERP Optima

Dla firm prowadzących uproszczoną księgowość, Moduł Księga Podatkowa oferuje:

• Wprowadzanie dokumentów do rejestrów VAT, ich księgowanie oraz prowadzenie ewidencji dodatkowej.
• Tworzenie zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów.
• Prowadzenie ewidencji ryczałtowej.
• Ewidencję wynagrodzeń.
• Tworzenie spisów z natury.
• Rozliczanie przebiegów pojazdów, co jest istotne dla firm z flotą samochodową.
• Rozliczanie VAT na zasadach ogólnych i metodą kasową.
• Sporządzanie i wysyłkę deklaracji podatkowych: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27.
• Tworzenie i wysyłkę plików JPK: VAT, PKPiR, EWP, KR, WB, FA, MAG.
• Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy: PIT-36/PIT-36L lub PIT-28.

Dzięki temu modułowi, masz pewność, że księgowość Twojej firmy jest prowadzona zgodnie z aktualnymi przepisami.

Moduł Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus

Moduł Księga Handlowa Comarch ERP Optima jest przeznaczony dla firm prowadzących pełną księgowość. Umożliwia on:

• Kreowanie okresów obrachunkowych firmy.
• Księgowanie do pojedynczych lub wielu dzienników, co pozwala na precyzyjną organizację zapisów.
• Przygotowanie planu kont o wielu poziomach oraz grupowanie kont.
• Tworzenie zestawień sald i obrotów za dowolne okresy.
• Automatyczne księgowanie dokumentów oraz deklaracji za pomocą schematów księgowych.
• Naliczanie zaliczek na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 oraz elektroniczna wysyłka deklaracji rocznych.
• Prowadzenie pełnej ewidencji VAT i rozliczanie podatku zarówno na zasadach ogólnych, jak i metodą kasową.
• Tworzenie i wysyłkę plików JPK z każdego obszaru.
• Generowanie najważniejszych zestawień księgowych: RZiS, bilans firmy, przepływy środków pieniężnych.

Moduł Księga Handlowa Plus Comarch ERP Optima

Księga Handlowa Plus dodatkowo umożliwia:

• Tworzenie kont walutowych i księgowanie na nie.
• Automatyczne księgowanie schematami księgowymi na konta walutowe.
• Przegląd obrotów i sald w walucie systemowej oraz obcej.
• Generowanie przeszacowania walut, co jest niezbędne dla firm działających na rynkach międzynarodowych.

Konkludując, te moduły zapewniają kompleksową obsługę księgową, dostosowaną do potrzeb nawet najbardziej wymagających przedsiębiorstw.

Moduł Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus

Moduł Płace i Kadry wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Pozwala na:

• Prowadzenie elektronicznej teczki pracownika, co ułatwia dostęp do danych personalnych.
• Ewidencję pracowników z przebiegiem zatrudnienia.
• Kontrolowanie limitów urlopów wypoczynkowych, zwłaszcza dla nowych pracowników.
• Rozliczanie wypłat z uwzględnieniem czasu pracy i nieobecności.
• Import i eksport danych poprzez arkusz kalkulacyjny.
• Integrację z programem Płatnik oraz systemem e-Deklaracje.
• Pobieranie e-zwolnień lekarskich.
• Automatyczne wyliczanie podstawy składek ZUS dla pracowników na urlopach wychowawczych.
• Rozliczanie różnorodnych umów cywilnoprawnych, w tym z cudzoziemcami.

Moduł Płace i Kadry Plus

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus oferuje zaawansowane funkcje dla większych firm:

• Tworzenie struktury organizacyjnej, umożliwiając przypisywanie pracowników do wydziałów.
• Seryjne operacje na wielu pracownikach, takie jak dodawanie nieobecności czy naliczanie dodatków.
• Obsługę potrąceń alimentacyjnych i komorniczych.
• Zarządzanie kasami zapomogowo-pożyczkowymi.
• Integrację z czytnikami RCP dla ewidencji czasu pracy.
• Rozliczanie pracowników delegowanych za granicę oraz tymczasowych.
• Zaawansowane rozliczanie nadgodzin w dłuższych okresach rozliczeniowych.

Dzięki tym funkcjom, zarządzanie kadrami i płacami staje się bardziej efektywne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Moduł CRM i CRM Plus w systemie Comarch ERP Optima

Moduł CRM (Customer Relationship Management) wspomaga zarządzanie relacjami z klientami. Pozwala na:

• Rejestrowanie zadań i kontaktów z kontrahentami.
• Generowanie zadań i akcji dla zespołu sprzedażowego.
• Graficzny podgląd zaplanowanych działań dzięki wbudowanemu terminarzowi.
• Podpinanie dokumentów wygenerowanych w systemie.
• Obsługę firmowej skrzynki e-mail.

Moduł CRM Plus

CRM Plus rozszerza możliwości o:

• Prowadzenie procesu windykacji.
• Wysyłanie ponagleń zapłaty przez e-mail lub SMS.
• Automatyzację procesu windykacji poprzez generowanie zadań.

Niewątpliwie, moduł ten zwiększa efektywność komunikacji z klientami i pomaga w utrzymaniu pozytywnych relacji biznesowych.

Moduł Serwis programu Comarch Optima

Moduł Serwis jest integralną częścią CRM i służy do:

• Rejestracji zdarzeń serwisowych.
• Planowania i harmonogramowania napraw.
• Tworzenia historii realizacji usług serwisowych, z uwzględnieniem terminów i czasu trwania.

Dzięki niemu, możesz efektywnie zarządzać usługami posprzedażowymi, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji klientów.

Podsumowanie – opis funkcjonalny systemu Comarch ERP Optima

Reasumując, Comarch ERP Optima to wszechstronny system informatyczny, który dzięki modułowej budowie dostosowuje się do indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Warto zauważyć, że integracja między modułami zapewnia spójność danych i usprawnia procesy biznesowe. Powyższy opis funkcjonalny tego systemu to jedynie zarys najważniejszych możliwości i funkcji Comarch Optima. W praktyce jego funkcjonalność jest znacznie szersza, a każdy moduł niesie ze sobą znacznie więcej opcji. Ich pełne wykorzystanie zależy oczywiście od specyficznych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Możliwości funkcjonalne aplikacji zintegrowanych z Comarch ERP Optima

Sam system Comarch ERP Optima to nie wszystko. Jak widzicie jego możliwości funkcjonalne są bardzo mocno rozbudowane. Jednak prawdziwa siła tego oprogramowania tkwi w zestawie aplikacji zintegrowanych stworzonych przez producenta w ramach idei ERP 5.0. Poniżej znajduje się zarys opisu funkcjonalnego oraz możliwości tych aplikacji.

Comarch Moje Biuro Rachunkowe

Comarch Moje BR to bezpłatna aplikacja umożliwiająca wystawianie faktur oraz wymianę dokumentów z Twoim biurem rachunkowym. Dzięki niej możesz:

• Wystawiać do 10 faktur miesięcznie, co jest idealne dla małych firm i samozatrudnionych.
• Dodawać faktury kosztowe bezpośrednio ze zdjęcia lub pliku, wykorzystując technologię Comarch OCR.
• Monitorować aktualne płatności i mieć podgląd na wartość sprzedaży i kosztów w danym miesiącu.
• Komunikować się z biurem rachunkowym poprzez wbudowany komunikator, co ułatwia szybkie wyjaśnienie bieżących spraw.
• Automatycznie wymieniać dokumenty z KSeF (Krajowy System e-Faktur), co usprawnia proces księgowy i zapewnia zgodność z przepisami.

Jeśli Twoja firma się rozwinie i będziesz potrzebować bardziej zaawansowanych funkcji, możesz łatwo przejść na Comarch ERP XT, zachowując wszystkie wcześniej wystawione faktury.

Comarch HRM i Comarch ERP Optima

Comarch HRM (Human Resources Management) to intuicyjna aplikacja wspierająca miękki HR w Twojej firmie. Umożliwia ona:

• Zarządzanie nieobecnościami i urlopami pracowników, w tym planowanie i zatwierdzanie wniosków.
• Ewidencję umów zleceń i kwalifikacji, co ułatwia monitorowanie kompetencji zespołu.
• Planowanie pracy z uwzględnieniem realnie dostępnych zasobów oraz zarządzanie pracą zdalną.
• Oceny pracownicze, które pozwalają na monitorowanie rozwoju i zaangażowania pracowników.
• Rekrutację, w tym tworzenie ofert pracy, publikowanie ogłoszeń i ocenę kandydatów.
• Ewidencję i zarządzanie delegacjami, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi.
• Organizację szkoleń, z możliwością definiowania harmonogramów i monitorowania uczestnictwa.

Aplikacja jest w pełni responsywna i dostępna zarówno w wersji instalowanej, jak i w chmurze, co pozwala na korzystanie z niej na różnych urządzeniach.

Comarch Mobile Sprzedaż

Comarch Mobile Sprzedaż to zaawansowana aplikacja dla przedstawicieli handlowych i pracowników mobilnych. Umożliwia ona:

• Wystawianie dokumentów sprzedaży: faktur, paragonów, zamówień, z dostępem do aktualnych danych o produktach i klientach.
• Skanowanie kodów kreskowych oraz korzystanie z mobilnej klawiatury w celu szybkiego dodawania towarów.
• Dostęp do historii transakcji oraz realizacji zamówień, co ułatwia obsługę klienta.
• Merchandising, czyli dbanie o odpowiednią ekspozycję towarów, z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji do analizy zdjęć półek sklepowych.
• Preselling i Vanselling, wspierając zarówno przyjmowanie zamówień, jak i sprzedaż bezpośrednią z wydaniem towaru.
• Zarządzanie relacjami z klientami (CRM), w tym planowanie i realizację wizyt handlowych, rejestrowanie kontaktów i działań.
• Monitorowanie tras przejazdów i działań pracowników, co jest istotne dla kierowników zespołów sprzedażowych.

Dzięki integracji z systemami Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL i Comarch ERP Altum, aplikacja zapewnia spójność danych i efektywne zarządzanie procesami sprzedażowymi.

Comarch Mobile Zarządzanie

Dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie zespołami mobilnymi, aplikacja Comarch Mobile Zarządzanie oferuje:

• Planowanie i monitorowanie działań pracowników terenowych, takich jak przedstawiciele handlowi czy serwisanci.
• Optymalizację tras, uwzględniając natężenie ruchu i czas przejazdu, co zwiększa efektywność działań.
• Tworzenie wzorców wizyt handlowych oraz ich realizację zgodnie z ustalonym schematem.
• Analizę danych poprzez dostępne raporty i statystyki, co ułatwia podejmowanie decyzji.
• Komunikację z pracownikami poprzez przesyłanie pilnych wiadomości i informacji.

Aplikacja działa w przeglądarce internetowej i jest responsywna, dzięki czemu możesz z niej korzystać na dowolnym urządzeniu.

Comarch DMS (Document Management System)

Comarch DMS to zaawansowany system do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w firmie. Pozwala on na:

• Automatyzację i digitalizację procesów, eliminując papierowy obieg dokumentów.
• Elektroniczne archiwum, które zapewnia łatwy dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca.
• Mobilny dostęp poprzez aplikacje na różne platformy: desktop, web, iOS, Android.
• Tworzenie i modyfikowanie procesów dzięki wbudowanej platformie low-code, bez konieczności zaawansowanej wiedzy programistycznej.
• Integrację z systemami ERP, co umożliwia spójność danych w całym przedsiębiorstwie.
• Użycie technologii OCR, czyli optycznego rozpoznawania tekstu, do automatycznego wprowadzania faktur i innych dokumentów.
• Definiowanie ścieżek akceptacji i reguł biznesowych, co usprawnia obieg dokumentów i decyzji.
• Monitorowanie czasu realizacji zadań, z możliwością ustawiania powiadomień i eskalacji.

Dzięki Comarch DMS, Twoja firma może znacznie usprawnić pracę w obszarach takich jak księgowość, kadry, administracja czy IT.

Comarch e-Commerce

Comarch e-Commerce to kompleksowe rozwiązanie umożliwiające sprzedaż internetową w modelach B2C i B2B. Składa się z kilku narzędzi:

Comarch e-Sklep

• Platforma do prowadzenia sklepu internetowego, z pełną integracją z systemami ERP.
• Automatyczna synchronizacja danych o produktach, stanach magazynowych i zamówieniach.
• Nowoczesne szablony graficzne i responsywny design, zapewniający wygodę dla klientów.
• Obsługa różnych form płatności i integracja z firmami kurierskimi.

Comarch e-Sale

• Narzędzie do integracji z popularnymi serwisami aukcyjnymi, takimi jak Allegro.
• Zarządzanie sprzedażą na portalach aukcyjnych bezpośrednio z poziomu systemu ERP.
• Automatyzacja procesów związanych z wystawianiem aukcji, obsługą zamówień i płatności.

Comarch B2B

• Platforma dla klientów biznesowych, umożliwiająca zdalną obsługę sieci sprzedaży.
• Personalizowane oferty, cenniki i warunki handlowe dla partnerów biznesowych.
• **Integracja z systemami Comarch ERP Altum i Comarch ERP XL, zapewniając spójność danych.

Dzięki tym narzędziom możesz rozszerzyć działalność swojej firmy na dynamicznie rozwijający się rynek e-commerce, docierając zarówno do klientów detalicznych, jak i biznesowych.

Comarch ERP Optima Analizy BI

Comarch ERP Optima Analizy BI to moduł klasy Business Intelligence, który umożliwia:

• Bieżący wgląd w dane firmy, dzięki integracji z bazą danych systemu Optima.
• Tworzenie zaawansowanych analiz i raportów w prosty sposób, bez konieczności zaawansowanej wiedzy informatycznej.
• Korzystanie z gotowych raportów wzorcowych, przygotowanych przez specjalistów.
• Monitorowanie kluczowych obszarów działalności, takich jak sprzedaż, zakupy, płatności, księgowość czy kadry.
• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji generowania raportów i subskrypcji.
• Dostęp do analiz przez platformę internetową Comarch BI Point, również na urządzeniach mobilnych.

Moduł ten pozwala na lepsze zrozumienie działalności przedsiębiorstwa, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych.

Comarch OCR

Comarch OCR to usługa wykorzystująca sztuczną inteligencję do optycznego rozpoznawania tekstu. Umożliwia ona:

• Automatyczne wprowadzanie danych z faktur, dokumentów magazynowych, paragonów czy zamówień do systemu.
• Oszczędność czasu i redukcję kosztów poprzez eliminację ręcznego przepisywania danych.
• Wysoką jakość danych, dzięki skuteczności rozpoznawania na poziomie 88%.
• Obsługę dokumentów w różnych językach, w tym polskim, angielskim, francuskim i niemieckim.
• Współpracę z systemami Comarch ERP, co zapewnia spójność i dostępność danych w całym przedsiębiorstwie.

Dzięki Comarch OCR, proces digitalizacji dokumentów staje się szybki i efektywny, co przekłada się na lepszą organizację pracy w firmie.

Podsumowanie – możliwości funkcjonalne aplikacji Comarch ERP 5.0.

Niewątpliwie, zintegrowane aplikacje Comarch ERP Optima oferują szeroki wachlarz funkcjonalności, które wspierają różne aspekty działalności firmy. Od zarządzania finansami, przez kadry i płace, sprzedaż i relacje z klientami, aż po zaawansowane analizy i automatyzację procesów. Warto zauważyć, że dzięki modułowej budowie i integracji między systemami, możesz dostosować rozwiązania do indywidualnych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.