Decydując się na wdrożenie w firmie systemu rekrutacji online, przedsiębiorcy zwykle zastanawiają się nad tym, jakie wymogi muszą zostać spełnione, by zapewnić zamknięty obieg dokumentacji. Zwłaszcza teraz, w erze RODO i wielu innych aktów wykonawczych, które na pierwszym miejscu stawiają ochronę danych osobowych, ma to kluczowe znaczenie.
Rekrutacja, czyli problem „bogactwa danych osobowych”
Głównym wyzwaniem, przed jakim stają rekruterzy, jest zapewnienie odpowiedniej ochrony formalno-prawnej dla danych o szczególnym znaczeniu. Zgodnie z wytycznymi, jakie do naszej rzeczywistości wprowadziło RODO, zarówno tradycyjny proces rekrutacji, jak i wykorzystanie w tym celu na przykład systemów ATS bardzo mocno zahacza o informacje poufne.
Osoby biorące udział w procesie rekrutacji podają nie tylko swoje imię, nazwisko czy numer telefonu, ale i pełne dane teleadresowe oraz informacje o swojej dotychczasowej ścieżce zawodowej. Ewentualny problem techniczny związany z wyciekiem takich danych od wielu osób to gigantyczny problem.
Czy wolno przetwarzać takie informacje? Praktyka pokazuje, że – owszem – jest to legalne, jednak jeśli to możliwe, trzeba dążyć do minimalizowania ich ilości. W praktyce oznacza to, że najlepiej byłoby gromadzić tylko te dane, które mają znaczenie dla przyszłego pracodawcy podczas podjęcia decyzji o ewentualnym zatrudnieniu kandydata.
Niektóre firmy mają też w zwyczaju zapisywanie pliku z wideokonferencji. Są one później pokazywane klientowi, który poszukuje pracownika. Taka praktyka wymaga dokładnego opisania oraz poinformowania o tym kandydata jeszcze przed rozpoczęciem formalnej części spotkania.
Rzeczy, o których trzeba pamiętać, jest oczywiście o wiele więcej. Na szczęście, dobre systemy ATS, mogą znacznie uprościć proces, bo oprogramowanie pomaga w wybraniu jak najlepszego zakresu takiej procedury, co wpływa też na RODO i politykę przetwarzania danych. W Polsce jednym z głównych producentów systemów ATS jest Elvato Software – https://www.elevatosoftware.com/.
Jak system ATS może wpłynąć na prywatność danych?
Warto pamiętać o tym, że platforma ATS przede wszystkim pełni funkcję wspomagającą. Jest to świetne narzędzie do gromadzenia zgłoszeń, których ilość w czasie jednego tylko procesu rekrutacyjnego może iść w dziesiątki. Próba poradzenia sobie z ręcznym zapisywaniem i przechowywaniem tak dużej ilości dokumentacji byłaby więc bardzo czasochłonna.
Specjalistyczne oprogramowanie skraca ten czas na wielu płaszczyznach. Od bezpieczeństwa danych, po analizę zgłoszeń i katalogowanie ich według odpowiedniego klucza, na przykład pewnej konkretnej umiejętności, która ma dla zatrudniającego największą wartość.
Dobrze wybrany system rekrutacji zdalnej pozwala też na monitoring użytkowników – którzy wyrazili na to zgodę – pod kątem dalszych rekrutacji w firmie. Umożliwia też bezproblemową anonimizację danych oraz znacząco usprawnia wszystkie kwestie związane z wykonaniem obowiązku informacyjnego.
Polityka prywatności, ochrona danych i wszystkie kwestie z tym związane wprowadziły w wielu branżach sporo chaosu. Ilość dokumentacji, jaka musiałaby być wdrożona w czasie tylko jednej, dużej rekrutacji, mogłaby być tak duża, że nawet prężnie działająca firma musiałaby oddelegować do tego zadania dodatkowych pracowników.
Na szczęście systemy ATS potrafią znacznie ułatwić ten proces i w dużej mierze go zautomatyzować. Bez względu na cenę, profesjonalna platforma do rekrutacji zdalnej może spłacić się naprawdę szybko. Nie powinno więc dziwić, że jest to częsta inwestycja w firmach z wielu różnych segmentów rynku.
WARTO PRZECZYTAĆ:
Najlepsze smartfony. Który model wybrać?
Gry na PC dla różnych typów graczy – ranking według gatunków
Nowoczesne technologie, które wkraczają do codziennego życia — które warto znać?