Na rynku przybywa rozwiązań, które pozwalają zaoszczędzić czas – zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej – zoptymalizować procesy biznesowe, usprawnić proces podejmowania decyzji oraz wyraźnie obniżyć koszty w firmie. Technologie umożliwiające praktyczne wykorzystanie informacji, m.in. poprzez rozwiązania w zakresie przetwarzania dokumentów, dodatkowo ograniczają ryzyko. Obecnie jednym z bardziej pożądanych narzędzi są inteligentne rozwiązania do pracy z plikami PDF. Jakie problemy rozwiązuje i komu dedykowana jest taka propozycja?
Nowy wymiar pracy z plikami PDF
Niezależnie od typu dokumentów – cyfrowych, czy zeskanowanych wersji papierowych, dostępne oprogramowanie ułatwia cyfryzację, pobieranie, edytowanie, ochronę oraz ich udostępnianie. Dodatkowo, jeśli w Twojej firmie przetwarzana jest duża ilość dokumentów, proponowane narzędzia umożliwiają także tworzenie bibliotek cyfrowych z możliwością ich przeszukiwania oraz udostępniania.
Taka optymalizacja procesu obiegu dokumentów, proponowana w formie zaawansowanego oprogramowania np. na https://finereader.pl/, sprawia, że pracownicy mogą w pełni skoncentrować się na zadaniach specjalistycznych, nie tracąc więcej czasu na zawiłości natury administracyjnej.
Niespotykanie łatwa praca z dokumentami PDF
Kluczową zaletą proponowanych rozwiązań jest szybkość i łatwość, z jaką można dokonywać edycji cyfrowych i zeskanowanych dokumentów (niemal jak w edytorze tekstu). Poprawienie tabel czy tekstu – zdań, czy nawet całych akapitów, zmiany w strukturze dokumentu, zmiany formatowania (m.in. czcionki i kolory), zawartości komórek tabel – tutaj trwa zaledwie chwilę i jest wyjątkowo proste w wykonaniu.
Dodatkowo, oprogramowanie sprawia, że coś takiego, jak niewyszukiwalne, czy niedostępne dokumenty nie istnieją. Włączając papierowe dokumenty do cyfrowego środowiska pracy nie tylko ułatwiasz sobie pracę, ale i zdecydowanie zwiększasz jej wydajność.
Zaznacz fragment, rysuj, komentuj bezpośrednio w dokumencie
Współpraca w firmie nad dokumentami PDF może być naprawdę wygodna. Dzięki zaawansowanym narzędziom możliwe jest bowiem bezpośrednie komentowanie zmian, ich zaznaczanie, dzielenie się z innymi pracownikami pomysłami i zatwierdzanie ich – natychmiast i bez etapów przejściowych w dokumencie.
Co istotne, mimo bieżącej bezpośredniej ingerencji (edycji) dokumenty pozostają w pełni bezpieczne. Dostępne zabezpieczenia w formie podpisów cyfrowych pozwalają na swobodne zarządzanie dokumentami, m.in. poprzez redakcję danych wrażliwych.
Rozwiązanie dopasowane do różnych formatów i języków
Pracujesz z dokumentami nie tylko w języku polskim, ale i w językach obcych? Pliki, z których korzystasz, są w różnych formatach, w tym w wersji skanu? Dostępne narzędzia pozwalają na ich porównywanie i szybką identyfikację różnic. Co więcej, nieprzeszukiwalne dokumenty możesz konwertować na przeszukiwalne dokumenty PDF.
W ten sposób porównanie posiadanej dokumentacji z tą dostarczona przez zagranicznego kontrahenta przebiega niezwykle sprawnie. Zasadnicza oszczędnością czasu będzie konwertowanie dokumentów do przystępnych, przeszukiwalnych i udostępnialnych formatów, czyli PDF, HTML lub XML. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej sprawia, że dostęp do nich jest nieporównywalnie szybszy i łatwiejszy.
Dla kogo inteligentne rozwiązania do pracy z plikami PDF?
Inteligentne przetwarzanie plików PDF to propozycja skierowana nie tylko do prywatnych przedsiębiorców, firm małych i korporacji, ale i do instytucji państwowych, w tym edukacyjnych, banków, szpitali, instytucji finansowych i ubezpieczeniowych.
WARTO PRZECZYTAĆ:
Jak zapisać plik w PDF? Poradnik
Darmowy edytor PDF – zestawienie aplikacji do pracy z plikami .pdf
Jak edytować plik PDF – poradnik