Dlaczego obsługa IT jest ważna dla wielu firm?

W dzisiejszych czasach trudno jest sobie wyobrazić jakąkolwiek firmę działającą bez wykorzystania komputerów czy systemów informatycznych. Takie przedsiębiorstwa dziś w zasadzie nie istnieją, a jeśli tak, to nie zajmują ważnej pozycji na rynku. Systemy informatyczne pozwalają optymalnie wykorzystać potencjał firmy, ułatwiają pracę oraz eliminują błędy ludzkie. Powszechne wykorzystanie informatyki w przedsiębiorstwie sprawia, że obsługa IT to jeden z ważniejszych elementów prowadzenia biznesu.

Zastosowanie informatyki w przedsiębiorstwie

Systemy informatyczne znajdują zastosowanie praktycznie w każdym obszarze działalności firmy, niezależnie od branży. Najpopularniejszym rodzajem systemu informatycznego przedsiębiorstwa jest system ERP (Enterprise resource planning). Jest to kompleksowy system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, który obejmuje wszystkie obszary działalności, w tym finanse i księgowość, dział kadr i płac, zarządzanie produkcją, zaopatrzenie, sprzedaż, gospodarkę magazynową i materiałową czy zarządzenia jakością. Wykorzystanie tak kompleksowych systemów informatycznych w firmie niesie za sobą szereg korzyści, pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze oraz znacznie uprościć procesy zachodzące w firmie. Pozostałe systemy to systemy specjalistyczne, przeznaczone wyłącznie dla danych obszarów przedsiębiorstwa.

I tak popularnym systemem wykorzystywanym w obszarze produkcji jest system klasy MES (Manufacturing Execution System). To system obejmujący cały proces produkcji, odpowiada za tworzenie harmonogramów produkcji, planowanie zasobów produkcyjnych, obliczanie i zgłaszanie zapotrzebowania na materiały i surowce potrzebne do produkcji itp. Bardzo często w przedsiębiorstwach produkcyjnych system MES jest zintegrowany z wiodącym systemem ERP w firmie. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych klasyczne moduły produkcyjne systemów klasy ERP mogą okazać się niewystarczające.

W obszarze zarządzania zapasami i magazynem wykorzystuje się systemy klasy WMS (Warehouse management system). Systemy klasy WMS również komunikują się z systemem ERP. Zadaniem tych systemów jest logistyczna obsługa procesów zachodzących w magazynie przedsiębiorstwa, takich jak przyjmowanie towaru, obsługa wysyłek i wydań czy inwentaryzacja. Systemy WMS największe znaczenie mają w przedsiębiorstwach e-commerce.

Niemal w każdej firmie, nawet nie posiadającej systemu ERP wykorzystuje się różnego rodzaju systemy finansowo-księgowe, które są podstawą działalności firmy. Systemy te dają możliwość intuicyjnego prowadzenia rozrachunków finansowych, wystawianie faktur, kontrolę płatności oraz rozliczenia podatkowe. To absolutnie podstawowy system informatyczny wykorzystywany w biznesie.

Przedsiębiorstwa prowadzące integracje i ścisłą współpracę z partnerami na pewno nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez systemu EDI (Electronic Data Interchange), System elektronicznej wymiany danych pozwala na szybki przepływ dokumentów, danych informacji pomiędzy systemami partnerów.

Obsługa IT wewnątrz czy na zewnątrz?

Istnieją dwa rozwiązania pozwalające zapewnić prawidłową obsługę informatyczną przedsiębiorstwa. Jest to obsługa IT prowadzona wewnątrz przedsiębiorstwa oraz outsourcing usług informatycznych. Oba rozwiązania mają swoje zalety.

Obsługa IT wewnątrz przedsiębiorstwa to nic innego jak utworzenie w organizacji działu IT, w skład którego wchodzą specjaliści z dziedziny informatyki. Takie rozwiązanie rekomenduje się przede wszystkim zaawansowanym informatycznie przedsiębiorstwom, które korzystają z kilku systemów informatycznych jednocześnie a działanie systemu warunkuje ciągłość działalności i procesów. W takich firmach informatycy mają zazwyczaj pełne ręce roboty i ich utrzymanie z pewnością się opłaca.

Co innego, jeśli firma nie jest wysoce zależna od działania systemu lub wykorzystuje jeden, niezintegrowany system informatyczny, który nie wymaga dużych nakładów pracy. Wówczas warto zastanowić się nad wydzieleniem usług obsługi IT na zewnątrz. W razie awarii lub każdej potrzeby informatycy zajmą się naprawą systemu, za co pobiorą opłatę zgodną z poświęconym na naprawę czasem.

Znaczenie obsługi IT

W zależności od sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa znaczenie obsługi IT może być kluczowe. Bardzo często bowiem od systemów informatycznych zależy możliwość realizacji procesów. Dotyczy to głownie przedsiębiorstw produkcyjnych, dla których często awaria systemu oznacza postój na linii produkcyjnej lub przedsiębiorstw branży e-commerce, dla których brak obsługi informatycznej oznacza wstrzymanie wysyłek i pracy całego magazynu. Każda awaria systemu powoduje więc brak ciągłości w działalności firmy a co za tym idzie ogromne koszty postoju i utraconych korzyści.

Jak widać obsługa informatyczna potrzebna jest w każdym, nawet niewielkim przedsiębiorstwie. Wraz ze wzrostem zaawansowania i wykorzystania rozwiązań informatycznych w firmie rośnie znaczenie obsługi IT. Dla dużych firm, które swoją działalność opierają w całości o pracę wielu systemów informatycznych odpowiednia obsługa informatyczna jest obligatoryjnym warunkiem prowadzenia działalności. Każda awaria lub systemowy błąd mogą wywołać szereg negatywnych konsekwencji nie tylko w postaci niezadowolonego klienta, który być może z powodu błędu systemu otrzymał niekompletne zamówienie lub nie otrzymał go wcale.

Konsekwencje mogą być znacznie większe. Dla dużych organizacji zatrzymanie linii produkcyjnej lub pracy całego magazynu może oznaczać straty finansowe liczone w milionach złotych. Konieczność utrzymania odpowiedniej obsługi informatycznej jest więc ogromna, niezależnie od wybranej formy obsługi. Czasami, na przykład z powodu braku wykwalifikowanych pracowników nawet duże i zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwa muszą skorzystać z outsourcingu usług IT. Outsourcing nie oznacza bowiem w żadnym wypadku niższej jakości usług. Wręcz przeciwnie tego typu firmy posiadają ogromne doświadczenie i know-how, a ich jedynym minusem może być opóźniony czas reakcji na występujące problemy.