Dla małych i średnich firm możliwość sprawnej komunikacji z dostawcami, innymi partnerami biznesowymi i klientami jest niezwykle ważna. Naturalnie kluczowa jest też komunikacja między różnymi pracownikami i działami. Dla małych i średnich przedsiębiorstw połączenie rozmów telefonicznych, e-maili i aplikacji jest często przytłaczające, zwłaszcza gdy pracownicy pracują również w domu. Tradycyjna infrastruktura telefoniczna z fizyczną centralą i telefonami stacjonarnymi staje się coraz mniej istotna. Większość współczesnych firm decyduje się na korzystanie z aplikacji komunikacyjnych w chmurze. I mają ku temu dobry powód. W końcu są one o wiele bardziej elastyczne i opłacalne.
Czym jest telefonia w chmurze?
System telefoniczny w chmurze to kompletne rozwiązanie telefonii biznesowej działające całkowicie przez internet. Nazywa się to również dzwonieniem VoIP, co jest skrótem od Voice over Internet Protocol. Podobnie jak aplikacje w smartfonie. Jest to w zasadzie telefonia jako usługa, a nie jako produkt. Wszystkie funkcje są dostępne i łatwe do skonfigurowania przez internet.
Ponieważ jest to usługa, często jest oferowana przez operatora VoIP za atrakcyjną, zryczałtowaną opłatą miesięczną i zawiera wiele przydatnych funkcji.
Jakie są możliwości telefonii w chmurze dla MŚP?
Fakt, że wszystko działa w chmurze, otwiera nieskończony świat możliwości, wcześniej niedostępnych dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Elastyczna dostępność
Centrala, która działa tylko w jednym miejscu, jest przestarzała. Dzisiaj Ty i Twoi pracownicy musicie mieć możliwość wykonywania połączeń, prowadzenia wideorozmów, wysyłania wiadomości e-mail i wykonywania połączeń z dowolnego miejsca i z różnych urządzeń. Posiadanie numeru telefonu stacjonarnego w komórce to też pestka.
Główną cechą telefonii w chmurze, a tym samym jej główną zaletą, jest to, że system działa całkowicie online na każdym telefonie komórkowym, komputerze i tablecie. Aby wykonywać połączenia, wystarczy mieć połączenie z internetem.
W czasach, gdy praca w domu stała się stałym elementem, elastyczna dostępność stała się po prostu niezbędna.
Wszystko jasne w jednym portalu online
Kolejną zaletą telefonii w chmurze jest to, że wszystkimi aspektami można zarządzać z jednego pulpitu online, wystarczy kilka kliknięć myszką. Dzięki temu nie będziesz już zależny od operatora telefonicznego lub technika w kwestii zmiany niektórych opcji. Pomyśl o dodawaniu nowych użytkowników, zmianie ustawień, automatycznym przekazywaniu połączeń, zmianie miejsc docelowych, zmianie uprawnień itd. Dzięki temu jako właściciel firmy masz pełną kontrolę nad telefonią służbową.
Inteligentne przekierowanie połączeń
Jeśli pracujesz z kilkoma pracownikami, trudno jest sprawnie przekazać wszystkie połączenia przychodzące do odpowiedniej osoby. W tym celu musisz albo zatrudnić recepcjonistę na pełen etat, albo kupić drogą, fizyczną centralę telefoniczną. Dzięki nowoczesnej telefonii w chmurze ten problem również przestał istnieć.
Dzięki systemowi IVR (Interactive Voice Response) możesz błyskawicznie skonfigurować własne inteligentne menu przekierowania połączeń. System IVR to bijące serce systemu telefonicznego w chmurze. Wita dzwoniących i przekazuje ich do uprawnionych osób w Twojej organizacji. Przekazywanie może odbywać się na podstawie tradycyjnego menu wybierania lub nawet automatycznie na podstawie danych z połączenia przychodzącego, takich jak numer wybierany lub dzwoniący, data i godzina.
Jeszcze lepiej będzie, jeśli dowiesz się, że możesz przekierowywać połączenia na podstawie harmonogramu dostępności swoich pracowników. Połączenia są wtedy po prostu przekazywane do pracowników dostępnych w danym momencie.
Cyfrowa poczta głosowa
Cyfrowa poczta głosowa to prawdziwy przełom dla firm, które muszą obsługiwać dużą liczbę połączeń od klientów. Automatycznie przepisuje nagrane wiadomości na tekst, a następnie wysyła go pocztą elektroniczną do danego pracownika. Można go również słuchać za pomocą aplikacji PBX. Nie ma więc kłopotów z wybieraniem numerów i kodów do odsłuchiwania wiadomości głosowych. Pracownicy otrzymują wiadomości do swojej skrzynki pocztowej i mogą natychmiast zacząć odpowiadać na pytania i pomagać klientom.
Wirtualne call center
A jeśli połączysz te zalety i funkcje telefonii w chmurze, jako małe i średnie przedsiębiorstwo masz do dyspozycji prawdziwe wirtualne call center. Każde połączenie jest ważne, a dzięki inteligentnemu menu wyboru, inteligentnemu przekazywaniu połączeń i łatwej modyfikacji miejsc docelowych każde połączenie trafia prosto do właściwej osoby.
Telefonia w chmurze dostosowana do potrzeb małej lub średniej firmy
Istnieje również szeroki wybór dostawców telefonii biznesowej online i numerów telefonicznych dla Europy. Nie zawsze jednak łatwo jest wybrać najlepsze rozwiązanie dla małej lub średniej firmy. Szczególnie w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą oraz małych i średnich firm należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii:
– Przyjazny dla użytkownika? System telefoniczny online powinien ułatwiać komunikację i być w stanie pracować na autopilocie po zainstalowaniu na zasadzie “podłącz i używaj”.
– Rozwiązanie “wszystko w jednym”? Co wchodzi w skład oferowanego pakietu? Połączenia online, interfejs online, inteligentne menu wybierania, bezpłatne połączenia typu fair-use, inteligentne przekierowanie połączeń, cyfrowa poczta głosowa itd.
– Czy w zestawie jest słuchawka? Czy telefon służbowy (hardphone) ze wszystkimi bajerami jest w pakiecie, czy też musisz go kupić u kogoś innego?
– Kompatybilność? Czy wszyscy moi pracownicy mogą bez ograniczeń instalować aplikację na swoich ulubionych urządzeniach (Android i iPhone) za pomocą kodu QR?
Łatwe do zapamiętania numery telefonów
W zasadzie możliwe jest zarejestrowanie i zarządzanie wszystkimi wariantami numerów biznesowych za pomocą nowoczesnej centrali telefonicznej.
Ogólnie rzecz biorąc, istnieją 3 opcje.
– Numery lokalne
Można wybrać między innymi numer Warszawa 022.
– Numery krajowe
Są to numery, na które można dzwonić po stawkach lokalnych, ale nie są związane z konkretnym regionem lub miastem.
– Numery zagraniczne
Wśród opcji są także numery międzynarodowe, w tym niemieckie numery telefonu i amerykański numer telefonu.
Telefonia w chmurze to przyszłość, a ta przyszłość jest już teraz
Hosted VoIP zapewnia większą elastyczność, większą kontrolę i niższe koszty, co jest zawsze korzystne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki temu Ty, jako lider biznesu, możesz skupić się na rozwijaniu swojej działalności i zwiększaniu zadowolenia klientów. I właśnie dlatego, że jest to tak proste i skuteczne, nie musisz mieć żadnej specjalnej wiedzy, szkolenia ani zatrudniać wyspecjalizowanych osób, aby korzystać z tych wszystkich poręcznych gadżetów.
Jako przedsiębiorca i tak masz wystarczająco dużo na głowie. Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest łamanie sobie głowy nad skomplikowanymi szczegółami centrali telefonicznej. Krótko mówiąc, telefonia w chmurze oferuje wszystko, czego potrzebują małe firmy, aby rozwijać się w coraz bardziej konkurencyjnym i szybko zmieniającym się świecie biznesu.
WARTO PRZECZYTAĆ:
Laptopy dla każdego użytkownika – przegląd
Monitorowanie produkcji. Jak robić to w nowoczesny sposób?
Najlepsze smartfony. Który model wybrać?