Digitalizacja HR, co to jest i jakie ma korzyści dla działu HR?

Dział HR jest jednym z najważniejszych filarów poprawnego funkcjonowania każdej firmy. To on zajmuje się rekrutacją nowych pracowników, komunikacją pomiędzy specjalistami, a także zajmuje się szeregiem spraw kadrowo-płacowych, takimi jak wyliczanie wynagrodzeń, zawieranie umów, rozliczanie zwolnień czy urlopów, a także wykonywanie wymaganych zgłoszeń do instytucji takich jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Co można więc zyskać na digitalizacji działu Human Resources?

Czym dokładnie jest HR?

Dział HR, czyli Human Resources, w ostatnich latach bardzo zyskał na znaczeniu – w swojej rozbudowanej formie pojawia się coraz większej liczbie firm. HR odpowiada za kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi. Nowoczesny dział HR łączy więc obowiązki działu kadr, a także działu personalnego. Jest on łącznikiem na linii pracownicy – szefowie.

Obowiązki i zadania działu HR dzieli się na tak zwany miękki HR, twardy HR oraz obowiązki podstawowe. Do kategorii tej należy przeprowadzanie rekrutacji nowych pracowników, a także organizacja szkoleń czy motywowanie kadry pracowniczej. W miękki Human Resources wlicza się z kolei kreowanie wizerunku firmy na rynku pracy, rozwiązywanie konfliktów wewnątrz firmy lub monitorowanie zadowolenia z pracy w przedsiębiorstwie.

Twardy HR zbliżony jest do działań, które w przeszłości należały do działu kadr. Są to wszelakie kwestie kadrowe, prawne, a także administracyjne. Mowa tu więc o liczeniu urlopów, zawieraniu umów, prowadzeniu dokumentacji, obsłudze zwolnień lekarskich czy też wyliczaniu wynagrodzeń.

Warto tutaj również dodać, że w takim przypadku konieczny jest bardzo duży nakład pracy własnej i zasobów. Twardy Human Resources wymaga znajomości prawa i obsługi oprogramowania. Jak wiadomo, zarówno prawo, jak i technologia, zmieniają się często i szybko. W związku z tym trzeba być gotowym na ciągłe zdobywanie nowej wiedzy.

Digitalizacja HR – zmiana na lepsze

Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację niektórych działów, co niesie za sobą wiele korzyści. Po pierwsze można w ten sposób znacząco skrócić czas wymagany na obsługę poszczególnych pracowników. Za pomocą sprawnego systemu pracownicy mogą samodzielnie aktualizować dane, a sam przepływ informacji jest znacznie szybszy. Ogromną zaletą digitalizacji Human Resources jest również brak dokumentów papierowych, które niejednokrotnie muszą być przechowywane w archiwum przez długi czas.

Wśród istotnych korzyści, płynących z digitalizacji działu HR, należy wymienić również stosowanie nowoczesnego oprogramowania, które jest regularnie aktualizowane zgodne z obowiązującymi przepisami. Korzystając z zaawansowanego systemu do digitalizacji HR mamy pewność, że jakiekolwiek zmiany przepisów będą wprowadzone do systemu automatycznie. Nie musimy więc o nic martwić, wszystko zostanie wykoane przez nas.

Program do digitalizacji HR zapewnia łatwy dostęp do dokumentacji podatkowej

W nowoczesnym oprogramowaniu przeznaczonym do digitalizacji HR bardzo ważną funkcją jest bezpieczny dostęp pracowników do pasków wynagrodzeń. Mogą oni na bieżąco sprawdzać swoją pensję i od czego zależy jej wysokość w danym miesiącu. Za pomocą takiego systemu można też znacząco usprawnić coroczne wysyłanie PIT-ów. Pracownicy mogą pobrać swój PIT z dowolnego urządzenia mobilnego, tabletu, komputera.

Skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań w działach HR to bardzo dobry pomysł w czasach pracy zdalnej czy też systemu hybrydowego(np. 2 dni pracy w biurze + 3 dni pracy w domu, czy też w innej konfiguracji). Oszczędność czasu może być liczona nawet w dziesiątkach godzin miesięcznie(setek rocznie), a wszystko to idzie w parze z większą transparentnością i dostępnością pracowników do ważnych dokumentów czy też ważnych informacji kadrowych.

Wybierz rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy od Unit4

Szukasz nowoczesnego oprogramowania Human Resources, które zapewni Ci wszystkie powyższe funkcjonalności? Odkryj korzyści związane z wdrożenie oprogramowania od Unit4 Teta – sprawdzonych systemów dla dużych i średnich przedsiębiorstw, dzięki którym pracownicy oszczędzają wiele cennych roboczogodzin.

Zainteresowany digitalizcją HR? Sprawdź cykl podcastów o digitalizacji HR dostępny na https://teta.unit4.com/pl/blog/praktycznie-o-digitalizacji-hr-cykl-podcastow-unit4-teta

W ramach cyklu „Praktycznie o digitalizacji HR” posłuchasz rozmów m.in. z: Tiną Sobocińską, liderką networku Digital HR Champions, Tomaszem Ziębą, HR managerem z ING Hubs Poland czy Martyną Bogdaniuk, która pełni rolę kierownika administracji personalnej i płac w LOTTE Wedel. Nie będziemy zdradzać, kto pojawi się w kolejnych odcinkach, niech to pozostanie niespodzianką.

Prowadzącą podcastów jest nasza specjalistka, menadżerka Teta HR – Katarzyna Jaśniewicz, propagatorka digitalizacji i autorka wielu artykułów z zakresu Digitalizacji HR, a także prelegentka podczas wydarzeń i webinarów, która dzięki swojemu ogromnemu doświadczeniu zadaje gościom kluczowe pytania i drąży ciekawe tematy.

Źródło: https://teta.unit4.com/pl – Producent oprogramowania HR i ERP dla dużych Firm